Portfolio Kanban

Qu’est-ce qu’un Portfolio Kanban ?

Le Portfolio Kanban est un système de visualisation, d’analyse, de priorisation et de suivi des opportunités et des initiatives stratégiques d’une organisation (appelées Epics dans SAFe). Cette méthode invite à la transparence des prises de décisions et garantit leur traçabilité au plus niveau de l’organisation. Elle encourage également le management à se focaliser sur les projets qui ont le plus d’impact.

En appuyant le processus de prise de décision sur le maximum de données et de faits disponibles, le Portfolio Kanban aide toutes les parties prenantes à s’aligner de façon rationnelle sur les axes stratégiques à suivre. Ce système oblige également les managers à révéler les projets dissimulés qui peuvent avoir lieu au niveau opérationnel. Plus précisément, la méthode présente trois objectifs :

• Montrer la réalité telle qu’elle est et faire en sorte que tout le monde s’accorde sur l’état des lieux ;
• Ajuster les ressources financières et humaines ainsi que l’organisation en vue d’atteindre les objectifs stratégiques dans les délais visés ;
• Anticiper les éventuelles dépendances entre les équipes et prévenir les engorgements de charge de travail à certains niveaux de l’organisation.

Quelles sont les principales étapes du Portfolio Kanban ?

SAFe propose une structure Kanban dans laquelle les epics peuvent traverser jusqu’à 6 étapes : Entonnoir (Funnel), Revue (Reviewing), Analyse (Analyzing), Backlog du Portfolio (Portfolio Backlog), Implémentation (Implementing), et Fait (Done).

Entonnoir
La colonne entonnoir sert à collecter les idées stratégiques, quelles que soient leur origine : management, clients, équipes, ou autres. Pour que ces idées soient éligibles à leur introduction dans le Portfolio Kanban, vous devez vous assurez qu’elles sont suffisamment conséquentes et ne devraient pas plutôt être traitées au niveau du programme. A ce stade, contentez-vous de décrire l’épic en une courte phrase.

Revue
A l’étape de la revue, l’Epic Owner détaille l’épic, et plus particulièrement les hypothèses qui la sous-tendent. SAFe suggère de préciser les 4 champs suivants :

• La description de l’épic ;
• L’hypothèse d’impact économique : quels bénéfices l’organisation va-t-elle tirer de cet épic si l’hypothèse s’avère juste ?
• Les indicateurs utilisés pour mesurer l’impact de l’épic ;
• Les besoins non-fonctionnels, i.e. toutes les contraintes ou restrictions d’une des natures suivantes : sécurité, fiabilité, performance, maintenabilité, scalabilité et usabilité.

Vous devez également effectuer une estimation préliminaire de la taille et du coût de l’épic en comparaison avec les autres épics qui se trouvent au même stade.

Analyse
Les épics sélectionnées à l’étape précédente font l’objet d’une analyse approfondie. Les équipes opérationnelles sont sollicitées pour imaginer un début de solution, lister les alternatives externes, et estimer le périmètre et le coût d’un MVP (Minimum Viable Product). Puis, les épics sont comparées les unes aux autres selon un référentiel Valeur business/Coût.

S’appuyant sur cette analyse, le management est capable de prendre une décision informée de type go/no go, et éventuellement passer l’épic à l’étape suivante.

Backlog du Portfolio
Cette colonne rassemble les quelques épics prêtes à être implémentées.

Implémentation
Le MVP est implémenté dans le but d’évaluer la validité de l’hypothèse de bénéfices économiques présumées aux étapes précédentes. En fonction des résultats, l’épic est soit considérée comme faite une fois implémentée, soit des ressources supplémentaires sont allouées pour élargir le périmètre fonctionnel défini auparavant et poursuivre son implémentation.

Fait
Que le MVP désapprouve les hypothèses ou, au contraire, les prouve comme étant justes, l’épic est considérée comme faite une fois que vous avez acquis suffisamment de connaissance à son sujet et que l’initiative ne concerne plus le management de l’organisation.

Comment décrire une épic ?

William Baxter, Consultant en Lean Management et en Agilité à l’échelle, suggère qu’une épic devrait au moins posséder les champs suivants :

• Un titre
• La liste des équipes impliquées dans sa réalisation
• Un responsable
• Une description
• Ses dépendances
• Une échéance
• Le type de l’épic (stratégie, infrastructure, innovation, conformité, etc.)
• Niveau de complexité
• Valeur business
• Quelques notes le cas échéants